Interne klachten- en geschillenregeling FOSS

Klachten

De FOSS doet haar uiterste best om klanten en andere betrokkenen van buiten de FOSS zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch is het mogelijk dat er zaken fout gaan of niet volgens afspraak verlopen. In deze klachtenprocedure is vastgelegd hoe een externe partij een klacht kan indienen bij de FOSS en hoe deze klacht wordt afgehandeld.

Een klacht kan op diverse manieren worden geuit:


  • Schriftelijk: Nieuw Ginnekensebaan 3, 4891 RB Rijsbergen
  • Telefonisch: 06- 82808730, bereikbaar op maandag, woensdag en donderdagochtend, dinsdag de gehele dag
  • Per e-mail: ofni.[antispam].@FOSSouders.nl

 

Elke klacht wordt geregistreerd. De volgende gegevens worden genoteerd:

  • De datum waarop de klacht binnenkomt.

  • Op welke manier de klacht binnenkomt (schriftelijk, telefonisch, per e-mail).
  • Naam, adres, huisnummer, postcode, plaats en telefoonnummer van degene die een klacht heeft.
  • Of degene die de klacht indient lid is van FOSS.
  • Type klacht / aard van de klacht.
  • Naam van de medewerker die de klacht in behandeling neemt.
  • Omschrijving van de actie (s) die FOSS onderneemt naar aanleiding van de klacht.
  • Verloop van het proces waarin de klacht wordt behandeld.
  • De datum waarop de klacht is afgehandeld.

 

Degene die de klacht indient, hierna te noemen klager,  ontvangt zo snel als mogelijk een ontvangstbevestiging. Daarnaast ontvangt hij een afschrift van deze klachtenregeling en een toelichting over de te volgen procedure.

 

Een klacht wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 werkdagen beantwoord door een bureaumedewerker van de FOSS, in overleg met de voorzitter van de FOSS.

 

Mocht de termijn  van 14 werkdagen niet haalbaar zijn, wordt de klager hierover geïnformeerd.

Met klager wordt afgesproken op welke termijn de klacht wordt afgehandeld. Werknemers, bestuursleden of vrijwilligers over wie wordt geklaagd, hebben het recht op inzage van de klacht, zonder dat daarbij schade wordt toegebracht aan de positie van de klager of derden. Klachten worden discreet afgehandeld.


 

Als de klachtenprocedure is afgerond, maar de klager desondanks ontevreden is over de wijze waarop de FOSS de klacht heeft behandeld, dan kan hij/zij schriftelijk bij het bestuur van de FOSS in beroep gaan. Dit kan door een brief te sturen naar: Nieuw Ginnekensebaan 3, 4891 RB Rijsbergen. Binnen 14 werkdagen wordt het beroep beantwoord.

 

Alle klachten worden geregistreerd en verzameld in een digitale klachtenmap. De binnengekomen klachten worden door de FOSS gebruikt om de kwaliteit van de dienstverlening van de FOSS te verbeteren.

 

 

Geschillen

Indien er sprake is van een conflict of een geschil tussen medewerkers van de FOSS (hierbij worden onder medewerkers verstaan: personeel, vrijwilligers en bestuursleden), is het ieders verantwoordelijkheid dit conflict op te lossen met degene(n) die het aangaat. Lukt het niet het ontstane conflict gezamenlijk op te lossen, kan de volgende geschillenregeling uitkomst bieden:

  • De voorzitter van de FOSS bemiddelt, door een afzonderlijk gesprek met de betrokken partijen gevolgd door een gezamenlijk gesprek.
  • Indien nodig wordt het conflict of geschil voorgelegd aan het bestuur van de FOSS. 

  • Als de voorzitter zelf betrokken is bij het conflict, wordt de secretaris of een ander bestuurslid gevraagd deze taak op zich te nemen. 

  • Het oordeel van het bestuur is voor beide partijen bindend.